Kenapa anda perlu menggunakan tip-tip ini?
Kebanyakan dari kalangan kita mesti mahir menggunakan Microsoft Excel. Paling kurang pun mesti ramai yang tahu fungsi dan formula asas dalam Microsoft Excel, kan. Tapi, apa anda rasa kalau saya bagi tahu yang banyak lagi tips yang boleh digunakan dalam perisian ini, yang mungkin kita tak pernah tahu pun boleh digunakan, mungkin tak pernah dengar pun fungsi ni wujud. Jangan risau. Di sini, saya akan memberikan beberapa tips yang sangat berguna apabila menggunakan Microsoft Excel.
1. Beralih ke cell terakhir dalam baris atau lajur sekelip mata
Jika anda berada di data paling awal, dan anda ingin beralih ke data terakhir dalam sekelip mata, tekan data pertama, kemudian tekan 2 kali pada garisan /border bahagian bawah cell itu untuk beralih ke data terakhir dalam baris, atau tekan garisan /border pada sebelah kanan untuk beralih ke data terakhir dalam lajur itu.
Tip Bonus:
Anda boleh menekan 2 kali pada arah berlawanan untuk beralih ke cell terawal.
2. Membuang penduaan data/ data yang sama
Anda boleh membuang pendua/ data yang sama dengan mengikuti langkah-langkah tersebut.
- Pertama sekali, pilih cell dan data yang anda ingin membuang penduaan.
- Kemudian, pergi ke ribbon- terletak di ruang atas perisian, cari Data→Remove Duplicates.
- Pilih header untuk ruang data yang anda ingin membuang penduaan data.
- Satu mesej akan keluar jika pembuangan berjaya, dan anda sudah siap membuang data yang sama yang sedia ada.
3. Memilih cell dalam jumlah yang banyak dan isi data yang sama
Jika anda ingin mengisi cell-cell kosong dengan data yang sama, ikut langkah di bawah.
- Mula-mula, tekan butang Ctrl dan pilih cell yang anda ingin masukkan data.
- Kemudian, isikan data anda dan tekan Ctrl+Enter.
4. Autofill cell anda mengikut corak data yang telah ada
Jika anda ingin mengisi cell anda dengan data yang berterusan, seperti masa, tarikh dan bulan, ikuti langkah-langkah yang ditunjukkan untuk memudahkan kerja anda.
- Pertama sekali, isi cell pertama dengan jenis data yang anda inginkan, contohnya tarikh, dan pilih cell itu.
- Kemudian, alih dan tekan fill handle
– terletak di bucu kanan bahagian bawah cell, dan tarik samada ke tepi untuk mengisi lajur, atau ke bawah untuk mengisi baris, dan tarik sehingga ke cell terakhir data anda.
5.Transpose data di antara bentuk baris atau lajur
Transpose memudahkan anda memanipulasi data dari bentuk lajur kepada baris dan sebaliknya.
- Pertama sekali, anda perlu pilih dan copy data yang anda ingin Transpose.
- Kemudian, pilih mana-mana cell kosong yang anda ingin data itu dipaparkan, pergi ke ribbon Home, dan pilih anak panah bawah pilihan Paste.
Beberapa pilihan akan diberikan. Gerakkan cursor anda ke bawah sekali dan tekan Paste Special.
- Selepas itu, ada pop up yang akan keluar. Pilih Transpose dan tekan OK.
Selepas anda tekan OK, data anda akan dipaparkan dalam bentuk berlawanan dengan sebelumnya.
6. Muatkan ayat dalam cell menggunakan Wrap
Wrap memudahkan anda memuatkan ayat yang panjang ke dalam satu cell tanpa anda perlu mengubah cell itu. Untuk melakukan Warp, tekan data anda, kemudian tekan butang Alt + Enter atau pergi ke Home→Wrap Text dan tekan butang Wrap Text.
7. Flash fill
Flash fill ialah salah satu kaedah berkesan untuk mengurus data yang banyak mengikut nilai baris di sebelahnya.
- Mula-mula, isi cell pertama dengan data yang bersesuaian.
- Kemudian, pergi ke cell seterusnya dan tekan Ctrl + E.
- Setelah anda tekan Ctrl+E, Microsoft Excel akan mengisi cell kosong secara automatik dengan data yang sesuai mengikut data dari cell sebelumnya. Contohnya, dalam gambar ini, data yang diisi adalah bulan berdasarkan tarikh yang telah diberikan.
Nota Penting!
Flash Fill hanya boleh digunakan pada data dalam baris.
8. Clipboard
Untuk mengakses clipboard di dalam Excel, pergi ke ruang Home di bahagian atas perisian, cari clipboard, dan tekan butang di sebelahnya . Clipboard akan muncul di sebelah kiri spreadsheet anda.
Apa kegunaan Clipboard?
Apabila anda copy data dalam Microsoft Excel, data atau nilai yang anda copy akan disimpan di dalam clipboard, memudahkan anda untuk copy data itu berulang kali tanpa perlu pergi ke cell yang ada data itu. Clipboard juga membolehkan anda untuk copy lebih daripada satu data. Bila anda ingin copy data anda, copy sahaja dari clipboard.
9. Menukar nombor kepada nilai matawang
Ingin tukar nombor yang anda ada kepada nilai matawang? Pergi ke ruang Number di bawah Home dan tekan butang .
.
Tips Bonus:
Kaedah ini boleh digunakan untuk hampir semua nilai wang yang ada.
10. Menyusun data
Sort tool membenarkan anda menyusun data mentah atau raw data anda kepada susunan menaik atau menurun.
- Mula-mula, pilih data yang anda ingin susun.
- Pergi ke ribbon Data, ruang Sort & Filter, dan tekan butang
untuk turutan menaik.
- Untuk turutan menurun pula, tekan butang
dan data anda akan disusun dalam susunan menurun.
Hati-hati!
Apabila menggunakan sort untuk susun data, ada kalanya data di baris sebelahnya akan berubah sekali. Satu checkbox, seperti di atas akan keluar jika data yang anda pilih bersambung dengan data lain.
11. Gantikan pelbagai data yang sama sekaligus
Apabila mengurus data yang banyak dan sering berubah, seperti data beberapa umur individu, mesti bosan apabila perlu menukar data itu, satu per satu. Jika anda ingin kaedah yang mudah. anda tak akan menyesal datang ke sini. Ianya sangat mudah untuk tukar data yang banyak sekaligus sebenarnya.
- Pergi ke Home Tab ➜ Editing ➜ Find & Replace ➜ Replace.
- A window will pop up. Input the words you want to replace on the first box, and on the next box, type the words that replacing it, then press
to replace all the value in the spreadsheet or 
to replace only one value.
Bonus Tips!
You can use the 
button to find all the value mentioned written to be replaced. You can also use the
button to find the value by order, from the first to the last.
12. Membuang semua cell yang terdapat kesilapan
Membuang banyak cell yang terdapat kesilapan boleh dilakukan dengan mengikut langkah di bawah.
- Pergi ke Home Tab ➜ Editing ➜ Find & Replace ➜ Go To Special.
- Pilih Formula ➜ Errors dan tekan ok.
13. Guna Macro untuk memformat data secara automatik.
Macro adalah salah satu tip advanced yang digunakan oleh pengguna untuk mengurus data, seperti data kewangan, yang diterima setiap minggu. Macro membantu mengurangkan beban kerja anda. Dan untuk pengetahuan anda, satu Macroringkas tidak susah untuk dihasilkan sebenarnya. Anda boleh mula menghasilkan Macroanda mengikut langkah-langkah yang diberikan.
- Pergi ke File ➜ Options ➜ Customize Ribbons dan pada sebelah kanan pop up, pilih Developer.
- Kemudian, pergi ke ribbon Developer dan pilih Record Macro. Satu pop up akan keluar dan meminta anda isi nama Macro. Tekan OK dan mula hasilkan prosedur untuk Macro anda.
- Setelah anda siap hasilkan Macro anda, dan bersedia untuk save Macro itu, tekan Stop Recording.
- Apabila anda ingin menggunakan Macro itu, pergi ke ke ribbon Developer dan pilih Macro.
Tip Bonus!
Anda juga boleh record Macro anda dengan menekan butang yang terletak di bucu bawah kiri, sebelah perkataan Ready.
14. Menetapkan lajur dan baris sebagai panduan spreadsheet
Kadang kala, anda perlu guna panduan untuk isi data anda ke dalam cell yang betul, biasanya menggunakan header, apabila anda scroll ke bawah. Anda boleh tetapkan panduan ini menggunakan langkah berikut.
- Pilih header yang anda ingin jadikan panduan, samada lajur atau baris.
- Kemudian, pergi ke View ➜ Freeze Panes dan pilih Freeze Panes.
15. Menggunakan Format Painter
Format Painter sangat berguna jika anda ingin menggunakan format dari table yang sedia ada untuk diimplimentasikan pada table yang baru.
- Mula-mula, anda perlu pilih satu table yang lengkap untuk dijadikan format table baru itu.
- Kemudian, pergi ke Home dan tekan butang
sebelah pilihan Paste.
- Apabila anda telah pilih Format Painter, cursor anda akan menjadi seperti ini
. Ketika cursor anda dalam bentuk ini, pilih set data yang anda ingin tukar ke dalam format yang telah ditetapkan.
- Selepas anda telah pilih data, anda hanya perlu tunggu Excel untuk memproses dan menetapkan format, dan data anda akan dipaparkan dalam format itu.
16. Menetapkan cell message untuk cell anda
Apabila berkolaborasi dengan orang lain dalam projek tertentu, kadang-kadang anda mahu pengguna lain mengelakkan melakukan perubahan pada cell yang telah anda buat. Untuk ini, anda mungkin ingin menggunakan cell message yang akan muncul ketika seseorang klik pada cell dan memaparkan mesej yang ditulis di atasnya.
- Pilih cell atau data yang anda ingin paparkan mesej itu.
- Pergi ke Data ➜ Data Tools dan tekan ikon Data Validation terletak di bucu bawah kanan sebelah Text to Columns.
- Masukkan mesej yang anda ingin paparkan ke dalam Input message box dan setelah selesai, tekan OK.
- Apabila mesej anda siap ditetapkan, mesej anda akan dipaparkan seperti di dalam imej di atas.
Conclusions
Demikian adalah sebahagian daripada tips yang anda boleh gunakan dalam Microsoft Excel. Terima kasih kerana melawat ruang tutorial ini. Anda ingin tahu tips yang lain? Lawatilah laman web kami di mu.my dan daftar untuk kursus Microsoft Excel Advanced untuk dapatkan lebih banyak tips dan pengetahuan yang berguna. Kami juga menyediakan pelbagai fungsi dan formula berguna di dalam kursus latihan kami.
Post lain yang mungkin anda berminat untuk baca
Shortcut Microsoft Excel yang Anda Perlu Tahu
Berapa banyak shortcut yang anda tahu mengenai Microsoft Excel? Belajar shortcut Excel yang berguna ini untuk menjimatkan masa anda untuk spreadsheet! Ketahui lebih lanjut di www.mu.my
Apakah itu PivotTable?
PivotTable merupakan salah satu ciri yang paling hebat di dalam Excel. Ia akan menjimatkan anda banyak masa untuk meringkaskan set data yang besar dan terperinci menjadi satu